Le chef d'entreprise consacre essentiel de son temps et de son énergie au développement de son activité.
Afin d'organiser et sécuriser ses actifs professionnels et personnels qui croissent dans une imbrication naturelle, il s'appuie sur ses collaborateurs et s'entoure de différents conseils. Il est cependant très vite confronté à la segmentation des expertises et à une absence de vision globale.
L’Association Française des Family Office (AFFO) définit la mission du Family Office de manière très claire : « Le Family Office organise et produit dans la durée un ensemble de conseils et de services, pour l'harmonie et l'intérêt des familles, dans une vision transgénérationnelle ». Il s’agit donc d’accompagner sur le long terme des familles aux patrimoines complexes, notamment celles dont les patrimoines professionnels et personnels sont étroitement liés.
Par sa parfaite connaissance de toutes les composantes patrimoniales de son client et sa capacité à orchestrer un faisceau d’expertises, le Family Office positionne son analyse et ses préconisations totalement en amont des décisions patrimoniales. Il positionne également son action en interface des décisions professionnelles. Dans le cadre de ces dernières, le Family Office apportera son éclairage sur les éventuelles interférences avec la situation patrimoniale privée présente ou future. En instaurant avec son client une relation de partenariat et de confiance destinée à s'inscrire dans la durée, il peut le conseiller sur des questions aussi fondamentales que la structuration des véhicules de détention des actifs professionnels et privés, l'allocation et l’évolution des performances des actifs financiers et non financiers, la sécurisation juridique et fiscale des stratégies patrimoniales globales et, bien entendu, la transmission de son patrimoine.
Non seulement le Family Office conseille son client sur ces questions fondamentales, mais il est en mesure, avec le soutien de l’ensemble des prestataires concernés, de mettre en place les véhicules et les différentes organisations adéquates, de les formaliser, de les réaliser, de valider toutes les étapes des opérations jusqu’au terme et d’en assurer le suivi.
Depuis le début de son aventure, le chef d'entreprise est entouré de conseils externes - avocats, fiscalistes, notaires, experts comptables, etc. totalement investis à ses côtés dans toutes les prises de décisions, ainsi que de collaborateurs proches qui sont de véritables soutiens. Chacun représente un pôle de responsabilité et de connaissance spécifique qui risque de donner une vision partielle de la situation. Cette spécialisation tend à s’accentuer nettement dans le contexte actuel de complexification règlementaire, administrative et fiscale. Comment le chef d’entreprise peut-il alors être certain que les aspects juridiques, fiscaux, règlementaires inhérents à son patrimoine professionnel s'harmonisent avec les différents aspects de son patrimoine privé et la réalisation de ses projets personnels (et inversement) ?
Le Family Office apporte aux différents conseils professionnels, une vision globale du patrimoine qu'ils ne peuvent pas toujours appréhender. Ainsi, il coordonne, pilote et recentre les différentes actions en accord avec les parties prenantes.
Grâce à la centralisation des informations entre tous les conseils concernés, le Family Office est capable de fournir, à tout moment, l’information nécessaire pour une compréhension de la situation de son client et des reportings dédiés indispensables à la réalisation de ses projets. Ainsi le Family Office élabore des outils de reporting totalement adaptés au patrimoine de son client et est en mesure de lui procurer, à tout moment, une situation à jour, sur tout ou partie de son patrimoine pour une problématique bien précise. Ces synthèses chiffrées sont de véritables outils d’aide à la décision. Elles s’appliquent par exemple, au suivi budgétaire annuel, aux calculs des différents coûts du patrimoine, au contrôle des versements de dividendes, au suivi de l’évolution des participations, à la consolidation des actifs financiers et non financiers, au suivi des performances mais aussi à la veille fiscale et règlementaire. Le spectre de ce pilotage s’étend de la holding détenant l’actif professionnel (engagement de conservation de titres ou pacte d’actionnariat par exemple), jusqu’au suivi des activités de diversification (opérations immobilières, foncières, agricoles ou viticoles par exemple) ou à la coordination d’activités de mécénat ou d’œuvres philanthropiques.
Ces synthèses permettent au chef d’entreprise, ainsi qu’aux différents intervenants, de s’appuyer sur des états chiffrés, réactualisés, consolidés en temps réel.
Le Family Office constitue un espace entièrement dédié aux affaires générales du chef d'entreprise et de sa famille. Cet espace dédié, qu’il peut solliciter à tout moment, est capable de traiter toute demande, dans tous les domaines, de manière aussi précise et nuancée que le souhaite le client. A ce titre, le Family Office doit pouvoir prendre en charge des tâches aussi variées que les relations avec les experts immobiliers, fonciers, les experts en objets d'art, les architectes et maîtres dsite:assets/uploads/161230-Decideurs.pdf'œuvre, les négociations avec les partenaires bancaires ou encore la gestion administrative du personnel de maison ou la réalisation d'audits et le suivi des assurances. Le Family Office accompagne également le chef d’entreprise vis-à-vis de l’administration fiscale en réalisant les déclarations et en répondant aux demandes d’information de celle-ci. Ces aspects de la mission de Family Office sont intégrés dans le périmètre de la lettre de mission de manière formelle mais ils sont en réalité en constante évolution.
Le Family Officer doit aussi répondre à des demandes ou des questions aussi ponctuelles et variées qui débutent par : « je ne sais pas comment faire », « cette question m’ennuie », « je n’ai pas le temps », « j’aimerais que vous vérifiiez », « je pense que cette situation est risquée », « cela n’est pas du ressort de mes assistants »…
Par sa valeur ajoutée en termes de conseil stratégique, de pilotage des expertises et de prise en charge des tâches administratives, le Family Office joue un rôle unique auprès du chef d'entreprise ; il lui permet d’assurer la pérennité de son patrimoine dans une vision transgénérationnelle en lui apportant la tranquillité d'esprit incontournable pour faire face aux défis de la croissance de son entreprise.
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